Wie mit einfachen Tools ortsunabhängige Kollaboration entsteht

Monto ist eine umsetzungsstarke Werbeagentur aus Zug und widmet sich Aufgaben wie Corporate Design, Sales Promotion, Event Konzept und vielen Weiteren. Im Wesentlichen steckt hinter Monto die Agenturleistung für Kommunikationsmassnahmen von La Biosthétique – und ist somit ein Teil der Schönheitsmarke aus Paris und Pforzheim. Die Agentur beschäftigt 12 Angestellte in den Bereichen Projektmanagement, Kreation und Administration – doch koordiniert werden die Arbeiten mit hunderten von La Biosthétique Mitarbeitenden weltweit in über 10 Sprachen. Und gerade dieser Umstand führte zu erhöhtem Koordinations- und Projektverwaltungsaufwand. Doch oft genutzte und verbreitete Technologien wie bspw. E-Mails und Fileserver sind nicht für eine kollaborative Tätigkeit geeignet und somit nicht mehr State-of-the-Art.

Warum ausgerechnet Projekt Management?

YOUNITY zählt insbesondere Content Management, Marketing Automation und Omni-Channel-Communication zu seinen Kerndisziplinen. Wie kommt es also, dass wir auch bei den vorliegenden Herausforderungen im Projekt Management herbeigezogen wurden?

Mit der Entstehung von YOUNITY im Winter 2014 wurde zugleich ein Projektmanagement-Tool gesucht, welches den dynamischen und anspruchsvollen Anforderungen von IT-Projekten standhält und eine einfache ortsunabhängige Kollaboration ermöglicht. Gefunden haben wir Teamwork. Und bis heute, trotz stetigen Veränderungen wie Beispielsweise von Wasserfall zu Agile oder immer anspruchsvolleren notwendigen Integrationen, konnten wir Teamwork und dessen Module laufend weiterentwickeln und erweitert. So dass wir bis heute für unser Kern-Business niemals ein anderes System in Betracht ziehen mussten (oder gar wollten). Auf Grund unseren hohen Erwartungen und aus dem Anspruch heraus, dass wir stets Funktionalitäten maximal ausschöpfen und digitale Informationen Nutzen möchten, sind wir uns sicher, ein sehr gutes Projektmanagement-Tool gefunden zu haben. So kam es auch, dass wir in diesem Bereich mit der Lösung von Teamwork für Monto Gutes tun konnten.

Von Briefings bis Projekten – nur ein paar Mausklicks

Eine Agentur startet üblicherweise mit einem Briefing, welches sie von ihren Kunden erhält. Ziel war es bereits diesen Schritt zu digitalisieren und integrieren. So haben wir für die Entgegennahme und Kommunikation von Briefings ein Ticketsystem vorgeschaltet. Teamwork Desk bietet alle Vorzüge, welche man von einem Ticketsystem erwartet. Auch mit ein paar einfachen Klicks und Konfigurationen kann ein Kundenportal zur Eröffnung und Verwaltung von Ticket (bzw. Briefings) zur Verfügung gestellt werden. Genau dieses Kundenportal wird zukünftig alle anderen Arten von Briefings ersetzen. Alle Stakeholder einer Kampagne können so einfach und unkompliziert digital und zentralisiert zusammenarbeiten.

Ist die Phase des Briefings abgeschlossen und alle relevanten Informationen für das Projekt sind geklärt, dann kann durch die Mitarbeitenden von Monto per Knopfdruck aus dem Ticket ein Projekt in Teamwork Projects erstellt werden. Natürlich werden dabei sämtliche wichtigen Informationen aus dem Briefing mitgeliefert und die Relation zum ursprünglichen Ticket bleibt bestehen. Ein smarter Automatismus, der auch jederzeit ohne grossen Aufwand erweitert werden kann.

Um ehrlich zu sein, können solche Automationen nicht immer mit den Tools selbst gelöst werden. Deshalb bieten Microservices den Vorteil, dass sie mehrheitlich ihre API zur Verfügung stellen, welche von einem zentralen Service genutzt werden kann.

Zapier ist genau so ein Service. Mit sogenannten «Zaps» kann vergleichsweise einfach und schnell eine Schnittstelle zwischen zwei Microservices gebaut werden. Und genau dieser Service wurde genutzt, um eine perfekte Zusammenarbeit zwischen Ticket (Briefing) und Projekt zu bewirken. «Zaps» sollten jedoch ab und zu überprüft und kontrolliert werden, da die unterschiedlichen Softwarehersteller auch neue API’s veröffentlichen können, die ggf. das Schnittstellen-Verhalten verändern könnten. Also extrem dynamisch und einfach, dafür etwas exponierter gegenüber Veränderungen.

Ist einmal das Projekt eröffnet, so kann sich das Team von Monto voll auf die Stärken von Teamwork Projects verlassen. Wir waren vor allem behilflich die wichtigsten grundlegenden Konfigurationen zu tätigen und diverse Trigger einzurichten, welche wir auf Grund jahrelanger Erfahrung mit ihren Vor- und Nachteilen kennen. Viel mehr musste nicht getan werden, denn das Wesentliche ist das «Doing».

Performance needs training

Produkte wie Teamwork sind nur so gut, wie sie auch genutzt werden. Und es ist nur normal, dass anfänglich noch nicht das volle Potenzial einer solchen Technologie eingesetzt wird. Noch viel zu unbekannt sind die Möglichkeiten, welche sich plötzlich mit einem zentralen Ticket- und Projektmanagement auftun. Das Wichtigste ist, damit zu arbeiten, fortlaufend Optimierungen wahr- und vorzunehmen. Denn das Produkt ist einfach in der Bedienung, erlaubt im Handumdrehen Anpassungen und ermöglicht smarte Automationen mittels Zapier – und dadurch mit tausenden anderen Microservices.

Integrierte Stakeholder

Im Projekt können mit solchen Tools sehr einfach sämtliche Stakeholder integriert werden und mitarbeiten. So entstehen im Projekt wesentliche Faktoren, wie Beispielsweise:

  • Transparenz
  • Planungssicherheit
  • Kommunikation
  • Kollaboration

Ein zentrales Projektmanagement hilft, Single-Source-of-Truth aufzubauen und Projekte mit mehr Freude zu realisieren.

Rasche agile Konfiguration

Die komplette Integration von Teamwork ProjectsTeamwork Desk und Zapier wurde mittels einem kleinem Dev-Teams agil umgesetzt. Fortlaufend wurden die Kundenbedürfnisse direkt im Tool konfiguriert und durch den Produktmanager bzw. dem Business freigegeben. So war es auch einfach, bereits während der Realisierung auf neue Bedürfnisse einzugehen.

Wie sich später herausstellte, sollte auch die Dokumentation von Informationen digitalisiert werden, wozu wir zusätzlich Teamwork Spaces zur Verfügung stellten. Die perfekte Ergänzung, um Inhalte des Unternehmens modern und digital zu dokumentieren, denn auch hier können andere Stakeholder problemlos mitwirken. Mit dem Dev-Team innert wenigen Minuten realisiert.

Und wie weiter?

Natürlich entscheidet man sich für Microservices, um am Puls der Zeit zu bleiben. Man fährt ein kleines dynamisches Rennboot, weil es schnell und wendig ist. Es kann auf die individuellen Bedürfnisse sehr gut eingehen. Monolithen hingegen bieten mit ihrer Grösse und Erfahrung vor allem Stabilität – was wohl eher einem Kreuzfahrtschiff entspricht.

Und nun ist die Frage, wohin geht die Reise? Wir sind davon überzeugt, dass gerade für kleine bis mittlere dynamische Unternehmen Microservices die richtige Wahl sind. Nur sie können mit dem Drive dieser Kultur mithalten. So ist auch Monto davon überzeugt und startet mit der weltweiten Kollaboration basierend auf Teamwork. Und die nächste Mission steht schon in den Startlöchern: Ablösung von lokalen Fileservern mittels der Nutzung und Integration von Filehosting-Services wie bspw. Google DriveDropbox usw. Denn auch diese Microservices sprechen die gleiche Sprache wie TeamworkZapier und Co. Gehen wir es an!

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Foto: Vlada Karpovich, Pexels