Wie du auch während der Corona-Pandemie deine Workshops erfolgreich durchführen kannst

Es sind wirklich herausfordernde Zeiten die wir mit der Corona-Pandemie erleben. Für uns Menschen, für unsere Gesundheit und für die Wirtschaft. Es scheint eine existenzielle Frage zu sein, wie wir in der aktuellen Situation bis auf unbestimmte Zeit mit dieser neuen Herausforderung umgehen können, damit sich auch der Geschäftsalltag allmählich wieder findet und die Leistung erbringen kann, die unsere Lebensqualität mitbestimmt. Mitten im Zeitalter der Digitalisierung sind Kommunikations- und Kollaborations-Tools wie beispielsweise Microsoft Teams, Skype for Business, Slack, Zoom und viele Weitere bereits weit verbreitet und zum Teil sehr erfolgreich im Einsatz. Wenn nicht, dann nun spätestens seit dem Tag, an dem die Corona-Pandemie all unser Leben mitbestimmt. Doch wie führe ich erfolgreich Workshops durch?

YOUNITY ist bereits seit einigen Jahren vollständig digitalisiert und setzt intern wie auch in Zusammenarbeit mit ihren Kunden lösungsorientierte Microservices ein, welche automatisiert und effizient gestaltet sind. Wir haben unsere Kunden immer auf die Wichtigkeit von physischen Workshops hingewiesen. Gerade im Zeitalter der Digitalisierung ist es sehr wichtig und zielführend, wenn sich Menschen in die Augen sehen und diskutieren können, sich mit Post-It’s, Papier, Stiften, Whiteboard usw. ausdrücken können, stehend ein Problem analysieren und mit Gestikulationen ihrer Meinung Ausdruck verleihen können. Selten gibt es eine effizientere Arbeitsweise, als ein gut moderierter Workshop mit engagierten Teilnehmenden der isoliert Raum und Zeit für ein spezifisches Problem oder einen Business Case schafft.

Die Digitalisierung von Workshops ist ein akutes Problem

Was aber nun in der aktuellen Situation? Ein persönliches Treffen ist auf unbestimmte Zeit ausgeschlossen. Doch sollten gerade aufgrund der wirtschaftlichen Lage die Projekte, die zur Digitalisierung beitragen, zwingend durchgeführt oder abgeschlossen werden. Dazu braucht es Workshops. Es sollten Prozesse, Objekte und Systeme in Einklang gebracht werden und gegebenenfalls auch User-Storys und User-Journeys entstehen. Also müssen wir nüchtern feststellen, dass die Unmöglichkeit zur Durchführung von Workshops ein akutes Problem darstellt, das behoben werden muss – und zwar so schnell wie möglich.

Unser Lösungsansatz

YOUNITY möchte dir an dieser Stelle zeigen, wie wir das Problem gelöst haben, damit wir dir Ideen und Lösungsansätze mit auf den Weg geben können, wie du in deinem Umfeld Workshops wieder zum Leben erwecken kannst. Für remote Workshops haben wir nach intensiven Recherchen das Tool Miro evaluiert, welches wir nun auch bereits zur Zusammenarbeit mit grossen Teams und Kunden erfolgreich einsetzen. Nachfolgend einige Key-Features, welche uns davon überzeugten, dass Miro derzeit wohl eine der besten Whiteboarding-Lösungen am Markt darstellt:

  • Eine extrem einfache und intuitive Bedienung. Kein Knopf zu viel oder zu wenig. Alles wirkt aufgeräumt, logisch angeordnet und ist selbst für neue Benutzer in kürzester Zeit und ohne fremde Hilfe zu erlernen. Das ist für Workshops essenziell, denn die eingesetzte Technologie darf kein «Stimmungskiller» oder «Demotivator» sein. Alles muss schnell und einfach für alle Stakeholder bedienbar sein.
  • Immer sehen und erleben, was andere machen. Auf einem Whiteboard können unzählige Benutzer gleichzeitig arbeiten und jederzeit siehst du, wo sich jemand aufhält und was er gerade macht – und das in Echtzeit. Der Mauszeiger eines anderen Benutzers ist jederzeit auffindbar und verrät jede seiner Bewegungen. Dies kann natürlich bei Bedarf auch ausgeblendet werden.
  • Integrierter Text-, Audio- und Video-Chat. Das heisst, es braucht kein weiteres Tool, um vollständig zu kollaborieren und zu kommunizieren. Der Aufbau und die Teilnahme an einem Video-Call ist so unglaublich einfach gelöst, dass dies teilweise selbst dafür spezialisierte Tools in den Schatten stellt. Diese Integration überzeugt vollends.
  • Geteilter Moderations-Bildschirm. Ein Moderator kann seinen Bildschirm teilen und die Benutzer können freiwillig folgen. Dadurch wird aber nicht einfach nur der Bildschirm geteilt, sondern der Benutzer folgt nun automatisch dem Pfeil und den Aktionen des Moderators auf dem Whiteboard. Diesen Modus kann der Benutzer nach Belieben immer wieder verlassen oder erneut beitreten.
  • Einfache und wirkungsvolle Tools. Die vorhandenen Werkzeuge zum Zeichnen, Malen, Schematisieren, Schreiben, Kommentieren usw. sind allesamt selbsterklärend, sehr einfach in der Anpassung und tun das, was sie sollen. Zudem gibt es auch unzählige Templates, die helfen, in «No-time» ein bestimmtes Objekt oder Modell, wie beispielsweise ein Modell Canvas, Customer Journey, Mindmapping usw., zu erstellen.
  • Kommunikation und Zuweisung an Benutzer. Einige Objekte, wie beispielsweise Cards oder Kommentare können bestimmten Benutzern zugewiesen werden. Die Benutzer können dann einsehen, wo sie erwähnt wurden.
  • Erweiterte Notiz-Funktionen. Es besteht jederzeit Zugriff auf integrierte To-Do-Listen, Meeting Agendas, Project Summary, Workshop Notizen und Board Annotations, welche zur Verfügung gestellt werden oder gar im Präsentations-Modus gezeigt werden können.
  • Zoom, zoom, zoom. Ein schier endloses rein- oder rauszoomen. Es fühlt sich so «smooth» an, dass es einfach Spass macht. Keine Verzögerungen und keine Probleme in der «Bewegungsfreiheit».
  • Das Aufziehen von Frames. Diese Frames definieren einen Bereich, damit dieser optisch abgegrenzt werden kann. Zudem sind sie eine Möglichkeit, womit eine Sektor definiert werden kann, worin eine Integration stattfindet.
  • Integrationen ohne Ende. Es gibt unzählige Micro-Services und Systeme, die integriert werden können. Entweder mit den Build-In-Schnittstellen von Miro oder mittels Zapier. So können unterschiedlichste Automatisierungen innerhalb des Tools oder in Zusammenarbeit mit anderen Tools konfiguriert werden, damit die Arbeit im Workshop individualisiert und noch effizienter gestaltet werden kann. Wer es gewohnt ist, mit «klickbaren» Schnittstellen-Tools zu arbeiten, wird hier Freude haben.
  • Any Device, anywhere. Ob Windows, Mac, Browser, native App, iPad usw. Das Tool arbeitet auf allen Devices und funktioniert sogar mit dem Pencil auf dem iPad.

Es gibt noch unzählige weitere Features, die uns restlos überzeugten, dass Miro die beste Wahl für unser Vorhaben ist. YOUNITY setzt diese Lösung unter anderem in der Business Analyse und dem Anforderungsmanagement (Requirements-Engineering) mit ihren Kunden ein.

Nachfolgend ein Beispiel, wie Miro integrativ genutzt werden kann:

Wir sind davon überzeugt, dass Miro alle Grundlagen bietet, um weiterhin zielführende Workshops durchführen zu können, ohne dass deren Qualität darunter leidet.

Solltest du bei der Realisierung oder Automatisierung von digitalisierten Workshops Hilfe benötigen, dann melde dich einfach bei uns. Wir sind jederzeit für dich da und helfen dir dabei, wie du in dieser herausfordernden Zeit mit deinem Team kreativ und produktiv zu kollaborieren.

Foto: Burst, Pexels