Wie arbeite ich in der Krise erfolgreich mit digitalen Lösungen und nach New Work

Ein Merkmal für eine sich annähernde Pandemie ist offenbar unter anderem der exponentiell steigende Bedarf an Toilettenpapier. Wir erlauben uns damit eine kurze Analogie, die nicht zu ernst genommen werden sollte.

Wir haben diesen enormen Bedarf an Toilettenpapier nie gespürt, alles war diesbezüglich in Ordnung. Es gab jederzeit genügend Toilettenpapier und es gab keinen Grund, nun anders zu handeln. Nicht überrascht – aber mit Sorge – beobachteten wir, wie Mitmenschen geradezu ein fremdes Verhalten an den Tag legten. Sie schnappten nach allem was möglich war. Deckten sich mit allem ein und brachten auch sehr viel Energie dafür auf.

Nun, Unternehmen schien es nicht wesentlich anders zu gehen. Kaum war die Pandemie beim Namen genannt, wurden Massnahmen ohne Ende ergriffen. Wir reden hier nicht von den allbekannten und absolut wichtigen Corona-Massnahmen, sondern von Massnahmen, damit auch das Arbeiten im Unternehmen ohne physischen Kontakt funktioniert. Und da wurde im «Toilettenpapier-Regal» gehamstert, was das Zeug hält. Plötzlich war überall eine Software namens Zoom installiert, neue Meetings wurden erfunden, um die Leute bei Laune (oder unter Kontrolle) zu halten – um nur einige «Hamstereinkäufe» zu nennen.

Nun kann man sich fragen, warum rennt ein Grossteil schreiend in den «Supermarkt», um noch das letzte «Toilettenpapier» zu ergattern? Weil sie nicht genug «Toilettenpapier» haben? Nein, weil die Art und Weise wie Sie arbeiten auf so eine Situation nicht vorbereitet war und jetzt impulsartig reagiert werden muss. Warum ist uns das nicht passiert?

Keine ausserordentliche Lage?

Bis zum 16. März 2020 (Einführung der ausserordentlichen Lage) hatten wir kaum eine Ahnung, was da auf uns zu kommt. Und entsprechend haben wir uns auch nicht beirren lassen. Klar, das Virus war Tag ein Tag aus in den Medien anzutreffen, aber so richtig schlau wurde daraus niemand. Also taten wir, was die viele in dieser Situation zu tun schienen, wir arbeiteten unbeirrt normal weiter, bis wir ahnten, was wirklich los ist.

Noch vor dem Beginn der ausserordentlichen Lage war für uns klar, da kommt etwas Grosses. Wir bleiben zu Hause und zwar sofort. Dafür war eine E-Mail notwendig, mehr nicht!

Ein paar Tage später bewahrheitete sich leider unsere Vermutung und der «Lock-Down» war Realität. Die NZZ kommunizierte am 15. Oktober, dass die zweite Welle da ist. Am 19. Oktober 2020 folgte somit intern ein kurzes Update zur zweiten Welle per Slack. Again, that’s it!

Du fragst Dich jetzt bestimmt, wie kann das sein, dass keine weiteren Massnahmen notwendig waren? Und jetzt gelangen wir zu dem Punkt, an dem wir feststellten, dass YOUNITY sozusagen «Pandemic-Proof» war, so dass keine impulsartigen «Hamstereinkäufe» getätigt werden mussten. War das für uns somit keine ausserordentliche Lage?

Fünf Gründe, warum uns die Pandemie nicht auf dem falschen Fuss erwischte

Eine Nachricht reichte für den Modus-Wechsel aus – und niemand rannte schreiend in den «Supermarkt» und suchte «Toilettenpapier». Weshalb?

1. Work from anywhere is business as usual

Das Home-Office war uns nicht unbekannt. Den Mitarbeitenden von YOUNITY war es bereits lange vor der Pandemie freigestellt, wo sie arbeiten möchten. Sie konnten jederzeit selbst entscheiden, ob sie ins Büro kommen, lieber zu Hause bleiben oder im Kaffee ums Eck arbeiten. Schon damals zeigte sich, dass die sozialen Aspekte nicht zu unterschätzen sind, weshalb es die Mitarbeitenden (freiwillig) trotzdem noch häufig ins Büro zog. Aber, wir waren das distanzierte Arbeiten gewohnt. Auch verfügten wir zu Hause bereits über ein gut ausgestattetes Büro und ausreichender Netzwerkkapazität.

2. Mehr Eigenverantwortung mit Hilfe der Holokratie

Zugegebenermassen funktioniert Home-Office ohne Eigenverantwortung und Vertrauen schlecht bzw. gar nicht. Die schrittweise Einführung der holokratischen Organisationsform lehrte uns, wie wir eigenständig, selbstverantwortlich und doch gemeinsam an einem Strang ziehend funktionieren können. Ganz ehrlich, das war kein kurzer Prozess. Doch nun sind wir sehr gut darin – und deshalb spielt es auch für das Erreichen der Unternehmensziele keine Rolle, von wo aus wir arbeiten. Die Mitarbeitenden zeigen jederzeit ihr bestes Können.

3. Ein agiles Manifest das ortsunabhängig funktioniert

Seit einigen Jahren feilen wir an unserem eigenen hausgemachten agilen Framework (basierend auf Scrum). Dieses Framework ist mittlerweile in einer ausgereiften Version sehr etabliert und funktioniert ausgezeichnet. Doch warum ist das so wichtig? Wir alle wissen, dass die Geschäftsprozesse darüber entscheiden, wie effektiv und effizient wir zusammenarbeiten – und nicht die Tools. Unser Framework vereint sogar die holokratischen Events mit Events und Artefakten aus Scrum in einem einzigen Geschäftsprozess. Beispielsweise verfügen wir mit Daily Standup, Tactical, Governance, R&D und Review & Planning über Events, die sämtliche koordinativen Aspekte abdecken. Dies bedeutet, dass wir – onsite oder remote – keine zusätzlichen Meetings, Abstimmungen oder dergleichen benötigen.

4. Tools die Prozesse unterstützen

Ein Framework zu modellieren ist ein Teil der Arbeit. Ein Anderer ist das Framework am Leben zu erhalten. Und dies gelingt nur mit einem geeigneten Konfigurationsmanagement. Dies bedeutet, dass für die jeweiligen Events und Artefakte geeignete Werkzeuge zur Verfügung stehen müssen, damit die Mitarbeitenden ihre Arbeit intuitiv und einfach ausführen können. Glücklicherweise haben wir bereits vor langer Zeit sämtliche Informationen und Dateien zentralisiert, digitalisiert und in Relation gebracht. Wir arbeiten intern ausschliesslich mit Microservices in der Cloud und haben in diesen unsere Geschäftsprozesse abgebildet. Unsere Tools unterstützen uns, ortsunabhängig zu funktionieren. Zudem arbeiten wir ausschliesslich mit Tasks – unabhängig ob interne oder externe Projekte – welche diesen agilen Prozess durchlaufen. Dies alles führt dazu, dass dank den Estimations die Ressourcenauslastung aller Mitarbeitenden jederzeit transparent einsehbar ist, was die Planung massiv vereinfacht.

5. Flexible und treue Kunden

Wir schätzen uns sehr glücklich, dass wir über einen Kundenkreis verfügen, der äusserst offen und vorbildlich mit der Situation umgehen kann. Der Cut von onsite zu remote kann nur gelingen, wenn auch die Kunden dazu bereit sind. Und das sind bzw. waren sie! In no-time durften wir sie mit unseren Kollaborations-Tools unterstützen, damit praktisch reibungslos an den Projekten weitergearbeitet werden konnte. Auch erhielten wir mit unseren unterschiedlichsten Remote-Tools die notwendige Akzeptanz, damit wir rasch in einen neuen Modus wechseln konnten. Und so merkt man, dass eine Pandemie neben seinem riesigen negativen Ausmass auch zu etwas gutem beitragen konnte: Die fortgeschrittene Akzeptanz der Digitalisierung. Wir danken unseren Kunden, dass wir sie auch in diesen schweren Zeiten begleiten und gemeinsam lernen durften.

Hast Du gerade in diesen Zeiten festgestellt, dass die Arbeitsweise oder die Tools optimiert werden könnten? Oder können wir Dir mehr von unserer Erfahrung erzählen? Dann melde Dich bei uns, gerne unterstützen wir Dich, Dein Unternehmen ortsunabhängig und digital fit zu machen.

Foto: Anastasiia Chepinska, Unsplash