Ein Boost für das Digital Asset Management bei dormakaba

Mit dem Case Dormakaba hatten wir die Chance, unser noch junges Produktportfolio (wie das genau aussieht und was es mit einem Bündner Pool zu tun hat, liest Du hier) einer Feuerprobe zu unterziehen. Eines vorweg: wir müssen nicht zurück in die Berge. Aber der Reihe nach.

WRAP UP

  • Business Case: Digital Asset Management
  • Produkte: Marketing Health Check und Solution Design
  • Über 50% reduzierte Technologien
  • Über 30 redundante Datenquellen eliminiert
  • 3 nachhaltige Technologie-Strategien

Dormakaba ist einer der weltweit führenden Anbieter für Zutritts- und Sicherheitslösungen mit Standorten auf der ganzen Welt – unter anderem in der Schweiz, in Deutschland und in den USA. Der Kunde erteilte uns den Auftrag, die Anforderungserhebung für ein Digital Asset Management System (DAM) vorzunehmen, existierende Technologien am Markt zu evaluieren und darauf basierend einen Business Case und eine Implementationsstrategie zu formulieren. Dieser Auftrag erforderte natürlich eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholder in verschiedenen Ländern und Zeitzonen – somit war die digitale Zusammenarbeit nicht nur wegen Corona ein Muss. Unsere Collaboration-Tools und Miro (Wer oder was Miro ist, kannst Du hier nachlesen) haben sich dabei auch dieses Mal bestens bewährt. 

Zum warm werden haben wir ein Video von Dormakaba für dich herausgesucht:

Wie sind wir vorgegangen?

Zunächst haben wir die Ausgangslage des Kunden evaluiert. Klingt einfach, war aber bei einem international tätigen Kunden mit komplexer Systemarchitektur definitiv eine Herausforderung. Nach zahlreichen Remote-Interviews konnten wir die Ist-Situation skizzieren und aus verschiedenen Perspektiven darstellen:

  • Die Stakeholder-Map: Wer arbeitet bei Dormakaba? Was tun die verschiedenen Mitarbeiter genau und wie zufrieden sind sie mit der aktuellen Situation?
  • Die Business-Object-Map: Mit welchen Objekten, (beispielsweise Bild-Assets) wird bei Dormakaba gearbeitet? Gibt es Redundanzen? Gibt es Synergiepotenzial?
  • Die Systemarchitektur-Map: Welche Systeme und Technologien werden bei Dormakaba heute eingesetzt?
  • Die Business-Map: Wie sehen die Wege aus, auf welchen sich die Objekte zwischen den Systemen bewegen? Gibt es Doppelspurigkeiten? Können wir diese beheben? Gibt es Automatisierungspotenzial?
  • Die Prozesse: Wie sehen die Prozesse heute aus?
  • Der Business-Radar: Welche Systeme und Technologien werden im Kontext welcher „Patterns“ (dazu später mehr!) eingesetzt? Gibt es Redundanzen? Gibt es Synergiepotenzial?

Abbildung: Eine massive Technologie-Optimierung! Der Business Radar in der Ist- und Soll-Situation gegenübergestellt, um den YOUNITY-Effekt zu verdeutlichen; zugegeben wir haben aus Gründen der Vertraulichkeit die Bezeichnungen entfernt, aber stelle dir einfach vor, jede Farbe ist eine Technologie, welche im Rahmen des Marketing Health Checks und Marketing Solution Designs mittels Prozesse, Objekte und Domain-Driven-Design strukturiert und optimiert wurde. So viel sei verraten: Im Digital Asset Management gibt es im Soll eine deutlich überschaubarere Anzahl von Technologien.

Diese Lieferergebnisse haben es uns erlaubt, Schwachstellen zu lokalisieren und Empfehlungen zu formulieren. So weit, so gut. Bei einem Kunden, welcher den Marketing-Health-Check gekauft hätte, wäre hier vorerst ein Schlussstrich gezogen worden. Im Marketing Health Check geht es nämlich darum, dem Kunden eine Übersicht seiner aktuellen Situation mit Fokus auf Schwachstellen und Optimierungspotenzial zu geben. Du möchtest auch nicht mehr länger damit warten, deinem Marketing einen Boost zu verleihen? Dann hier lang:

UNDERSTAND

MARKETING HEALTH CHECK

Durch unsere systemunabhängige Analyse finden wir dein konkretes Potenzial betreffend Digitalisierung, Automatisierung, Prozesse und Technologieeinsatz im Marketing.

Mehr erfahren

Zurück zum Case: Dormakaba ging auch den nächsten Schritt mit uns und wollte die Schwachstellen direkt angehen. Also weiter zum Solution Design – dem Formulieren der Soll-Situation. 

Workshop until you drop

Hier ging das Workshopping los. Eine Herausforderung in vielerlei Hinsicht: man nehme zahlreiche Stakeholder mit prall gefüllten Kalendern (hard time boxing!) aus verschiedenen Zeitzonen, füge ein ehrgeiziges Ziel mit komplexen Fragestellungen und Aufgaben hinzu und verfeinere es mit der Tatsache, dass alles remote auf Miro stattfindet. Herausforderung angenommen!

Zunächst mussten Strategie und Ziele mit Fokus auf dem Digital Asset Management formuliert und abgestimmt werden. Mit den Inputs aus den Workshops mit den Dormakaba-Mitarbeitern konnten wir darauf basierend die Soll-Business-Object-Map, die Soll-Business-Map, die Soll-Prozesse und die Soll-Systemarchitektur skizzieren. Jetzt wurden unsere Überlegungen sichtbar: die Object-Map wurde schlanker und strukturierter, die Wege auf der Business-Map folgten plötzlich einem klar erkennbaren Strom, der Prozess basierte nun auf einem Flow, welcher Potenzial für Automatisierung aufweist und die Systemarchitektur folgte einer klaren Strategie.

In einem weiteren Schritt haben wir drei sogenannte Pattern (Schemata) definiert: Inventory Solutions, Marketing Solutions und Distribution Solutions. In diesen Pattern wiederum identifizierten wir Bounded Context wie zum Beispiel Content Management, welche wiederum Building Blocks (als Basis für Technologien) wie – um beim Content Management zu bleiben – Content Repository beinhalten. Klingt etwas komplex? Haben wir uns auch gedacht und es grafisch dargestellt: 

Abbildung: Das Domain-Driven-Design nach Pattern, Bounded Context und Building Block unterstützt das erfolgreiche Technologie-Scouting. Das Design verfolgt eine Systeminfrastruktur nach Kontext und Disziplin. Es löst sich somit von den gewohnten systemorientierten Mustern und erlaubt maximale Flexibilität und übersichtliche Schnittstellen-Konzepte, die neue Chancen aufdecken.

Dieses Schema half uns nun, den Markt für jeden Building Block nach passenden Software-Lösungen zu scannen. Da es hier – wie so oft – natürlich nicht nur eine passende Antwort gab, wurden drei Strategie-Optionen und die jeweils passenden Softwarelösungen festgehalten. Möchte Dormakaba möglichst wirtschaftlich die Ist-Situation optimieren oder ist der Kunde bereit, einen grossen und zeitintensiven Schritt auf eine komplett grüne, jedoch hocheffiziente Wiese machen? Oder entscheidet er sich ganz im Sinne des Kompromisses für einen Zwischenweg? Um den Kunden in dieser schwierigen Entscheidung zu unterstützen, haben wir je Strategie einen Soll-Businessradar skizziert und ausgeführt, wie er die Empfehlungen umsetzen kann. Die Impact Map zeigte ihm zusätzlich die Auswirkungen der Massnahmen auf die Unternehmensziele auf. Last but not least haben wir Zeitaufwand und unsere Kosten – sollten wir den Kunden auch bei der Umsetzung begleiten dürfen – transparent gemacht.

Dormakaba mit neuem Produktportfolio – yay or nay?

So der Stand heute. Wir haben Ist- und Soll-Situation in enger remote Zusammenarbeit mit verschiedenen Mitarbeitern von Dormakaba skizziert und dem Kunden aufgezeigt, welche Massnahmen nun ergriffen werden können, um das strategische Ziel seiner Wahl zu erreichen. 

Der Case Dormakaba war – um auf die anfängliche Metapher der Feuertaufe zurückzukommen – sicher mehr ein Bunsenbrenner als ein Streichholz. In seiner Komplexität war er wohl der perfekte Case, um unser neues Produktportfolio und dessen Tools und Lieferergebnisse auf die Probe zu stellen. Wir sind der Meinung: Im Wesentlichen bestanden. Bestanden, weil wir dem Kunden definitiv die Insights liefern konnten, für die er uns engagiert hat und die er brauchte, um nun eine Entscheidung mit allen Vor- und Nachteilen zu fällen. Im Wesentlichen, weil wir natürlich streng mit uns sein möchten und müssen. Wir haben für diesen ersten Case mit neuem Produktportfolio natürlich viel Zeit (und eigenes Geld!) dafür aufgewendet, um herauszufinden, wie wir (auch im Hinblick auf zukünftige Cases) zu den benötigten Insights kommen und wie wir diese dann aufbereiten und darstellen möchten. Dabei gab es natürlich (wie immer, wenn man Neues ausprobiert) auch Zweifel, Rückschläge (darunter ganze Tage ohne zunächst erkennbare Resultate) und Wege, die wir mehrfach gehen mussten. Wir blicken nun aber nach vorne und betrachten diese Lektion als Investition in die Zukunft, denn: wir sind überzeugt, dass wir aus dem Case Dormakaba als YOUNITY enorm viele Insights und Aha’s mitnehmen. Ob wir diese direkt wieder bei der Umsetzung der vorgeschlagenen Massnahmen bei Dormakaba anwenden dürfen, wird sich zeigen. Wir halten Euch auf dem Laufenden!

Foto: dormakaba

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